Apeas
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L'automatisation et l'optimisation sont sans doute deux de mes choses préférées – en particulier quand il s'agit d'être propriétaire. Je suis lentement arrivé au système que j’utilise aujourd’hui en trouvant et en corrigeant les lacunes dans les capacités de mes processus.
En grande partie grâce à l’utilisation de la technologie, j’ai éliminé beaucoup des maux de tête qui accompagnaient jadis les propriétaires d’immeubles locatifs. J'ai décrit ci-dessous l'approche que je préconise maintenant, essentiellement sans intervention volontaire, pour prendre en charge bon nombre de mes tâches de locateur.
1. Faire des visites vidéo de propriétés
J'investis partout, mais une partie de mon portefeuille se trouve à proximité de quelques bases militaires. Lorsque je commercialise une propriété (pas seulement à proximité de bases militaires), je parle souvent à un client potentiel qui ne peut peut-être pas faire sa projection ou qui ne vit même pas encore en ville. Offrir une visite vidéo a permis à beaucoup de gens d’économiser du temps et de l’argent dans le processus de location (y compris moi-même).
Les visites vidéo peuvent également être utiles pour les déménagements. Je recommande personnellement de documenter les conditions de propriété entre chaque locataire afin que vous disposiez d'une preuve vidéo de tout changement apporté ou de tout dommage encouru.
2. Sauvegarder les photos et descriptions de la propriété
Lorsque vous inscrivez une propriété, le moyen le plus simple de créer une description consiste à extraire de la liste de vente d'origine. Tous les avantages que le vendeur et l'agent immobilier pensait pouvoir attirer les acheteurs potentiels sont déjà là, déjà énoncés. Bien sûr, certaines listes ne sont pas exhaustives et vous avez peut-être effectué des mises à niveau après l’achat, mais changez simplement la description en conséquence.
N'oubliez pas de mentionner les commodités et caractéristiques les plus conviviales pouvant être exclues des listes de vendeurs, telles que les garages, les laveuses / sécheuses et les cours clôturées, ainsi que les utilitaires payants, les systèmes de paiement du loyer en ligne acceptées, etc. Toutes ces choses sont très attrayantes pour les locataires mais ont peut-être été moins importantes pour les acheteurs.
Vous pouvez également utiliser les images de propriété de la liste du vendeur. Pour vous assurer de ne violer aucun droit à la photo, il suffit de demander. Je demande toujours si je peux avoir les droits sur les photos dans la liste par écrit. On ne m'a jamais dit non et je l'obtiens essentiellement.
3. Stocker une banque de documents prêts à l'emploi
Les baux avec les addenda appropriés, les documents de résiliation de bail, les avis de cesser de fumer, etc., devraient être prêts à partir dès que vous en avez besoin. Des éléments tels que les accords avec les animaux, les listes de contrôle d’inspection pour les entrées et les sorties et les listes de contrôle de nettoyage pour les déménagements sont tous utiles, et avec le stockage électronique, ils sont tous accessibles en quelques clics.
Lors de l'enquête auprès des propriétaires, de nombreuses entreprises exigent des locataires qu'ils remplissent une autorisation signée leur permettant de divulguer des informations sur leur location. Tous ces documents à portée de main permettront d'économiser du temps et de l'argent.
Pensez également aux emails prêts à envoyer. J'ai un modèle de courrier électronique pour les demandes de renseignements des propriétaires, les références de superviseur / personnelles, etc. Plus besoin de composer des notes similaires encore et encore.
Si vous gérez des propriétés directement, créez une liste de contrôle pour vous-même. Après le dixième bail, il est facile de penser que vous l’aurez fait et que vous ne sauterez pas une étape. Avoir une liste de contrôle vous assure de suivre les étapes de leasing appropriées et de paraître professionnel.
La documentation est la clé. Votre liste de contrôle vous aidera à vous rappeler de vous assurer que le bail est bien signé et paraphé, que les photos sont prises lors du déménagement et du déménagement, et plus encore. Numérisez et enregistrez les factures dès leur arrivée et créez des documents pour suivre toutes vos dépenses et vos revenus.
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4. Autoriser les paiements de loyer en ligne
Il existe aujourd'hui de nombreux sites de paiement en ligne gratuits et / ou payants pour les locataires. J'autorise absolument les paiements électroniques; les paiements de loyer apparaissent facilement sur mon compte bancaire quelques jours après leur paiement par le locataire.
Veillez toutefois à choisir une plate-forme disposant d'un service client suffisant et rapide. J'ai eu des locataires qui ont accidentellement soumis deux fois le paiement du loyer et le remboursement de leur compte a pris un certain temps en raison d'un service client médiocre.
Depuis, j’ai utilisé un autre service avec grand succès et j’ai jeté un œil sur un autre site gratuit appelé Cozy. Cosy est un service unique dans la mesure où il permet avec leurs paiements, ce qui est extrêmement attrayant pour ceux qui cherchent à améliorer leur score.
5. Gardez un calendrier professionnel
Vos locataires doivent-ils remplacer leurs filtres CVC eux-mêmes? Envoyez-leur un rappel tous les trimestres, le cas échéant.
Sinon, planifiez une visite trimestrielle avec votre équipe de maintenance afin qu'elle puisse remplacer les filtres eux-mêmes et s'assurer que la propriété est maintenue aux normes. Cela peut éviter des problèmes énormes à long terme.
Combien de temps les locataires doivent-ils vous informer du renouvellement ou de l'expiration du bail? Notez-le dans votre calendrier et rappelez-le 30 jours avant afin que la date d'expiration ne les surprenne pas.
6. Soyez transparent avec les locataires
Envoyez aux locataires une copie ou une version électronique de leur liste de contrôle pour l’emménagement remplie au moment où ils se préparent à déménager. De cette façon, ils sauront que tout ce qui diffère de la propriété lors du déménagement comparé à ce qui a été documenté lors de l’emménagement, relève de leur responsabilité.
Cette procédure, associée à un, a considérablement réduit le drame lié aux dépôts de garantie pour moi. Dois-je retourner moins que le montant du dépôt? Oui absolument. Cependant, je peux citer la documentation et l'argument est terminé.
La plupart des gens veulent récupérer leur dépôt de garantie. Et j'aimerais que ma propriété soit restituée dans les meilleures conditions possibles. Les listes de contrôle facilitent ce processus. C’est une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.
7. Négocier les pénalités de résiliation de bail
J'ai parfois eu des locataires qui voulaient rompre leur bail en raison d'un nouvel emploi. Pour éviter des frais supplémentaires liés à la rupture d'un bail, j'ai passé des accords avec eux.
Cela a fonctionné comme ceci: ils ne doivent pas payer la totalité des frais de rupture du bail si je suis en mesure de louer la propriété dans un certain laps de temps. Le montant qui leur est facturé sert à compenser le temps supplémentaire nécessaire pour trouver un nouveau locataire. Encore une fois, c’est apparemment un gagnant-gagnant.
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8. Utilisez Internet à votre avantage
Que savez-vous sur Google Voice? Je le recommande fortement.
J'aime l’idée que les notifications d’appel, les SMS, etc. soient acheminées vers mon téléphone actuel ou vers une autre personne à ma place. J'apprécie voyager à l'étranger et avoir accès aux messages vocaux et la capacité de communiquer de n'importe où.
Non seulement cela, mais le marketing en ligne (via Zillow, Craigslist, etc.), le fait de disposer d'une application en ligne, de permettre la vérification de la solvabilité / des antécédents en ligne, etc. accélèrent ces processus et vous évitent d'avoir des ennuis. En fait, si je n’avais pas accès à toutes ces ressources pour le marché, ni même en apprendre sur l’immobilier (souvent gratuitement!), Je ne serais peut-être pas dans cette entreprise aujourd’hui.
9. Installer l'entrée sans clé
Vous ne pouvez pas rencontrer vos nouveaux locataires pour leur obtenir les clés? Laissez-les dans la propriété et donnez-leur le code de clé.
Il en va de même si les locataires autorisent les hommes à tout faire à entrer et à répondre aux appels de service quand ils ne sont pas chez eux.
Les systèmes de clés électroniques et intelligentes peuvent être installés pour aussi peu que 100 $ dans certains cas. Et ils peuvent vous faire économiser beaucoup plus que cela, seul au fil des ans. De plus, ils réduiront à zéro le nombre d'appels verrouillés que vous obtiendrez.
10. Maintenir un haut niveau de professionnalisme
Je ne dis pas que tous les conflits sont évitables, mais la façon dont vous gérez vous-même peut empêcher une situation de devenir inflammatoire. Soyez professionnel, faites preuve de compassion lorsque vous écoutez et apprenez à éteindre les incendies (au sens figuré et littéral dans ce cas).
Et construisez une équipe de professionnels partageant les mêmes valeurs. J'ai des bricoleurs incroyables pour mes différentes propriétés. Je peux compter sur eux, et quand je ne peux pas, je peux compter sur un renvoi assez décent. En conséquence, mes propriétés fonctionnent bien. Je dois simplement transférer des informations lorsque je reçois des appels de service.
11. Achat d'une garantie à domicile
Si vous pensez que votre maison nécessitera beaucoup d’attention (appareils plus anciens, système de CVC douteux, etc.), vous pouvez envisager une garantie de maison. De cette façon, vous pouvez soumettre des demandes de travail lorsque des problèmes se présentent et permettre à la société de garantie de les gérer. De plus, vous n'aurez pas à vous inquiéter autant des dépenses majeures.
12. Embaucher un gestionnaire immobilier
Traiter avec les gestionnaires immobiliers peut être difficile. En fait, je trouve que la plupart de mes maux de tête proviennent de la gestion de mon manager. Mais il est difficile d’être relativement indifférent si vous n’avez pas un bon premier ministre.
J'ai eu récemment deux chefs de groupe qui ont commis beaucoup d'erreurs de comptabilité (totalisant des milliers de dollars). L'une d'elles gonflait / remplissait même les factures des entrepreneurs extérieurs et leur demandait des heures de travail pour leur entrepreneur interne.
Je suis un intervieweur très diligent, mais le fait est que les PM vont vous dire ce que vous voulez entendre la plupart du temps. Espérons que cette information est également vraie. Vous pouvez poser toutes les bonnes questions tout en vous retrouvant dans une mauvaise position. L'idée ici est donc de bien définir vos objectifs et vos attentes.
Également, vérifiez vos relevés mensuels, peu importe quoi. J'ai reçu une facture de déneigement de 900 $ pour huit jours entre deux propriétés. Le Premier ministre n’apportant aucune preuve de ces dépenses, j’ai donc opté pour une société plus transparente. Je pourrais parler des chefs d’entreprise, mais je vais le garder pour un autre article de blog.
Conclusion
Si vous utilisez même quelques-unes des stratégies ci-dessus, je vous garantis que tous les aspects de la gestion immobilière seront beaucoup plus simples et rapides.
Quelles autres stratégies les propriétaires peuvent-ils utiliser pour se simplifier la vie? Quelles sont les technologies et les processus les plus appréciés par les locataires?
Commentaires ci-dessous.
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