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Nous nous attendons tous à ce que la culture d’entreprise de notre milieu de travail prône l’honnêteté et des comportements éthiques et exempts d’activités immorales, contraires à l’éthique ou même illégales. Bien que vous épousez personnellement les normes les plus élevées de conduite éthique, vous pourriez trouver un jour vous travailler dans une entreprise dont la boussole éthique semble cassé ou dont la nouvelle initiative repousse les limites sur les normes réglementaires ou tout à fait contraires à court votre éthique de travail.
Que faites-vous si vous affichez personnellement, l'expérience, ou même soupçonner fortement que votre entreprise a entrepris une activité ou un comportement qui entérine est contraire à la morale, rompt un règlement (ou deux), ou pourrait même être illégal?
Nous avons demandé à plusieurs experts de la conformité de l'industrie et des avocats pour leurs suggestions quant à ce que le meilleur plan d'action devrait être si vous rencontrez un bourbier éthique au travail que vous n'avez pas été impliqué.
Une chose est claire: Il y a souvent des zones grises à considérer et de naviguer à travers, et de traiter ces situations collantes avec un comportement professionnel et sans réaction excessive est critique.
« Déterminer où tracer la ligne et l'évaluation quand Tattle peut être un dilemme moral tout au long », concède Janaya P. Moscony, CFA, président de la SEC Compliance Consultants de Philadelphie, Pennsylvanie. En général, en disant quelque chose quand vous voyez quelque chose a tendance à être une bonne idée. « Cependant, » dit Moscony, « le risque vient quand vous ne disposez pas de tous les faits et vous pourriez vous blesser ou d'une autre personne. » Elle suggère rassembler autant d'informations que possible une première étape et avertit que si vous n'ont pas tous les faits, il est sage de ne pas sauter aux conclusions.
Dimensionnement It Up
Là où vous voyez ou sentez une brèche, vous devrez probablement prendre des décisions rapides.
«Le plus important est de pouvoir d'abord déterminer ce qu'est une question d'éthique par opposition à quelque chose que vous n'aimez tout simplement pas», déclare Maureen O'Brien, propriétaire et membre de la direction de DynaMo Consulting, une société de conseil en conformité à la réglementation basée à Hudson, New York. York. « Vous avez besoin de documenter le qui, quoi, quand et où les détails autant que possible. »
Selon les experts, les approches adoptées peuvent alors varier en fonction des circonstances et du type d'infraction, ainsi que de la gravité de la situation ou de la violation. Cela inclut si les clients ou les investisseurs ont été lésés par l'inconduite présumée, ce qui doit être pris au sérieux. Cependant, prendre des notes concises peut s'avérer crucial.
«Il existe une approche potentiellement différente qui devrait être suivie avec des soupçons d'infractions en matière d'éthique ou de conformité», déclare Harvey Pitt, fondateur et PDG de Kalorama Partners et de Kalorama Legal Systems de Washington, et ancien président de la US Securities and Exchange Commission de 2001 à 2003. « les deux premières questions que l'employé doit répondre sont bien comment la terre sont les soupçons et la gravité est la violation potentielle? Si les soupçons ne sont pas bien mis à la terre et / ou la violation potentielle est non significatif, cet employé doit faire une note écrite pour lui / elle-même en ce qui concerne les préoccupations et indiquer qu'il gardera les yeux ouverts pour déterminer s'il y a une base de le problème et si le problème potentiel semble important. "
Si vous travaillez pour une entité réglementée, comme une société de gestion d'investissement, il devrait y avoir des politiques écrites, dispositions et procédures à suivre si vous soupçonnez une violation illégale ou éthique a eu lieu. Ceux-ci se trouvent dans le manuel de conformité d'une entreprise, qui devrait être disponible pour se référer.
Mais marchez prudemment. « Ne vous contentez pas assumer, comme il peut ou ne peut pas être un problème, » conseille Todd Cipperman, principal avocat et fondateur de Cipperman Compliance Services à Wayne, Pennsylvanie. « Pensez à ce qu'il faut faire avant d'allumer l'endroit sur le feu. Il peut y avoir beaucoup de faits qui, en tant qu'employé, vous ne savez pas « .
Lignes de rapport
Si vous pensez un certain type d'infraction a eu lieu, il y a un certain nombre de décisions à prendre, y compris l'opportunité de signaler la chaîne de commandement, cherchent l'oreille d'un chef de la conformité, ou aller directement à un cadre supérieur.
«Lorsqu'un employé est confronté à une violation présumée, il devra décider s'il faut alerter son responsable, son responsable de la conformité et / ou son régulateur externe», déclare Francine E. Love, fondatrice et avocate principale du Love Law Firm à Uniondale, New York. «De toute évidence, les sociétés de gestion de placements préfèrent que les rapports soient d'abord internes afin de leur donner l'occasion d'examiner, de corriger et, éventuellement, d'auto-déclarer, si nécessaire. Il est plus facile pour un employé de choisir de signaler à un responsable ou à un responsable de la conformité s'il existe une culture de conformité au sein de l'entreprise. ”
Si vous signaler vos soupçons à votre superviseur ou à prendre au chef de la conformité? Nos experts ont fait des suggestions mixtes.
« Vous pouvez commencer par rapport au niveau suivant, à moins que vous pensez que votre supérieur est impliqué », explique Ronald M. Feiman, avocat et associé du cabinet d'avocats à New York Kramer Levin Naftalis & Frankel. «Vous pouvez toujours vous adresser au responsable de la conformité du cabinet ou à un membre du personnel chargé de la conformité avec lequel vous entretenez une relation. Ils peuvent enquêter et faire rapport sur la question, sans vous apporter dans le mélange et masquent généralement les noms des sources. » Rappelez-vous que dans les petits magasins, les cadres peuvent porter plusieurs chapeaux, de sorte que le directeur financier pourrait également être le directeur juridique et sera plus proche du sommet. Mais les petites entreprises manquent souvent de personnel supplémentaire. Feiman recommande que, en cas d'infraction présumée aux lois sur les valeurs mobilières, vous contactiez directement le responsable de la conformité ou le directeur général.
« Les employés doivent toujours signaler les violations qu'ils ont vu ou vécu directement au chef de la conformité, ou non ils signalent ces violations à leur supérieur hiérarchique direct », dit Pitt. « La raison est que les superviseurs directs peuvent soit essayer de parler à l'employé de ce qu'ils ont vu ou peuvent se révéler moins diligents dans la poursuite des rapports de violations réelles. De plus, la rétribution peut se produire plus facilement si le superviseur direct est informé exclusivement. » Les employés doivent toujours informer leur chef de la conformité, et si le choix de signaler également que cela leur supérieur hiérarchique direct, ils doivent être sûrs que le superviseur sait que la question a été élevé à la personne de conformité / personnel. L'exception à cette règle est si vous soupçonnez que votre supérieur hiérarchique est impliqué dans l'infraction, auquel cas vous devriez vous adresser uniquement au responsable de la conformité.
conformité Parler
Même si vous pensez que le cadre supérieur peut en quelque sorte être impliqué, il est très rare de constater que le chef de la conformité est également compromise, si tendre la main pour lui est sage, selon Cipperman. Il suggère que vous mettez vos préoccupations par écrit – email est grand – et que très attentivement votre mot communication pour exprimer vos préoccupations et dire que vous avez vu quelque chose qui peut avoir besoin d'être regardé. S'abstenir d'inclure des accusations directes. « Il est préférable de signaler d'une manière non menaçante », dit-il.
Pitt accepte que les communications écrites sont les meilleures pratiques en matière de conformité. Même si vous parlez à votre supérieur hiérarchique direct pour obtenir des conseils avant de faire un rapport officiel sur la question de la conformité, « documents écrits contemporains devraient être conservés (par l'employé), y compris le suivi. » Ensuite, si vous déclarez officiellement, être assurez-vous que toutes les communications sont «écrites ou du moins confirmées par écrit, et (elles) devraient être étiquetées comme confidentielles. Les communications orales sans confirmation écrite ou contemporaine suivi quitteront l'employé sans la capacité de démontrer l'ouverture d'un rapport ou des préoccupations avant des actions punitives ont été prises, » si un tel produit, dit Pitt.
Surveillez votre ton et choisissez judicieusement vos mots. Lorsque vous signalez une violation ou une violation éventuelle, vous devez le signaler «sans passion», déclare O’Brien. « Ne pas aller (dans une réunion d'information) en colère contre quelqu'un ou pharisaïque. Soyez factuel et calme afin que vos préoccupations sont écoutées et prises au sérieux « .
Pensez à utiliser une approche non menaçante pour exprimer vos préoccupations. « Vous pouvez toujours aborder une situation avec un « si » le scénario et ne pas utiliser les noms » des personnes qui peuvent être impliqués, explique Moscony.
Les employés sont plus efficaces quand ils commencent avec une attitude ouverte et s’enquièrent de ce qu’ils voient présumer qu’il peut très bien y avoir une explication raisonnable à ce qui semble être une faute, suggère Ann Skeet, directrice de l’éthique du leadership au Markkula Center for Ethique appliquée à l'Université de Santa Clara. "Parfois, des employés plus proches de l'action peuvent identifier des conflits d'intérêts et des problèmes que leurs supérieurs ne peuvent pas voir ou reconnaître." Si les assurances ne peuvent pas être rassurées de manière convaincante, elle recommande aux employés de se reporter à la déclaration de mission de l'entreprise ou aux valeurs exprimées. se renseigner sur la façon dont la pratique, ils ont identifié soutient une valeur spécifique, comme la transparence.
Si vous signalez vos soupçons à un responsable de la conformité et à votre responsable, assurez-vous d'informer votre responsable que vous élevez ou avez déjà signalé le problème à la conformité, mais que vous souhaitez le tenir au courant, informe John Robbins, CFA. , ancien chef de la conformité, Wealth and Institutional Services, M & T Bank of Wilmington, Delaware. "Vous devez sonner l'alarme et informer les deux."
En outre, il faut savoir que le respect peut-être déjà entendu parler d'un problème que vous apportez à eux. « Un agent de conformité peut dire:« Merci, nous en sommes conscients et nous avons déjà parlé à la direction, » dit Robbins. Les employés doivent être raisonnablement informés et sensibles et comprendre la distinction entre infractions mineures et problèmes plus graves, tels que le commerce illégal. En cas de doute, «un employé peut demander de se reporter à un manuel de conformité et à la politique d’escalade progressive de l’entreprise», déclare Robbins. Une difficulté peut être bien un distinguait le comportement individuel du comportement global de l'entreprise.
«Une entreprise doit encourager ses employés à signaler de telles préoccupations», déclare Michael Volkov, PDG du groupe de droit Volkov en Virginie. « Plus les avenues ouvertes pour ces rapports, le meilleur. »
Dois-je rester ou dois-je partir?
Si vous avez rapporté ce que vous croyez être une violation importante ou une activité problématique, vous devez alors décider de rester ou de quitter l'entreprise. Ceci est particulièrement important si la direction ou la société ne parvient pas à traiter les infractions significatives identifiées, choisit de les ignorer ou les congédie, ou les excuse en répondant «Tout le monde le fait». Si un organisme de réglementation doit ouvrir une enquête, un employé peut se perdre l'affaire et être considéré comme coupable.
« Si vous êtes en mesure de surveillance ou de conformité et vous savez que quelque chose est une violation grave mais votre entreprise refuse de rien faire pour l'arrêter, je crois que vous avez l'obligation de« rapport et d'exécution, » dit O'Brien. Cela est particulièrement vrai si vous êtes responsable du traitement du problème mais que les ressources de l'entreprise ne vous le permettent pas ou si vous n'êtes pas suffisamment en mesure de faire votre travail. « Alors il est temps d'aller », dit-elle.
« Aussi difficile que cela est de dire adieu à un emploi stable », ajoute O'Brien, « il est pas bon pour vous de rester sur un emploi où l'environnement est hostile au respect et à l'éthique. »
«Les superviseurs, les directeurs et les responsables de la conformité ont tous une responsabilité personnelle», note Moscony. « Vous ne pouvez pas continuer à travailler là où il existe d'importantes non résolues () questions. » En outre, si les régulateurs soupçonnent la fraude, ils boucle pourraient vous s'ils croient que vous ne faites rien pour arrêter l'activité.
La plupart qu'arrêter est concourent souvent un dernier recours, mais peut-être le bon plan d'action. « Je pense que si vous pensez que l'entreprise n'est pas prêt à faire la bonne chose, alors vous devriez être prêt à abandonner le navire », dit-Feiman.
«Il est toujours difficile de conseiller à un employé de mettre fin à son emploi», explique Pitt. «Les employés ne devraient pas rester dans une entreprise où ils sont utilisés ou risqueraient de se prendre au piège dans la facilitation de quelque infraction que ce soit qui aurait été commise et qui se poursuit.»
Il y a toujours la possibilité d'élever vos préoccupations à l'extérieur en communiquant avec l'organisme de réglementation approprié, tel que la SEC, la FINRA, ou CFTC. Cependant, cette approche peut avoir des conséquences graves et à long terme sur la carrière que vous devez d’abord examiner avec soin. signaler les problèmes à un organisme de réglementation est une option qui peut être utilisé « où il y a crainte de représailles ou les problèmes perçus semblent systémiques plutôt que d'un arrêt manquements à l'éthique / de conformité », note Pitt.
Presque tous les experts que nous avons suggéré que si vous ne vous présentez correctement en interne un présumé problème et sont ensuite mis le feu – surtout si vous croyez que votre employeur est Représailles contre vous – votre meilleure action est d'embaucher un avocat de l'emploi. «Ils peuvent vous aider à déterminer si votre licenciement était suffisamment préjudiciable pour engager une action ou une réclamation», déclare Feiman.
Club de culture
En supposant que vous ayez choisi de quitter votre employeur ou que vous travailliez toujours, mais que vous recherchiez très activement un nouveau poste, comment pouvez-vous évaluer la culture éthique chez un nouvel employeur éventuel?
Quand un employeur potentiel vous demande pourquoi vous avez quitté le cabinet ou cherchent à se déplacer, Feiman recommande d'être honnête et de tester les nouvelles eaux. « Mentionnez que vous êtes à la recherche d'une nouvelle perche parce que vous étiez mal à l'aise avec la rigueur de la conformité à votre entreprise précédente / en cours, puis jauger la réaction, » dit-il. Est-ce a rencontré le choc et la consternation ou à bras ouverts et l'approbation? Au moment où vous approchez d’une offre, vous pouvez demander à parler au responsable de la conformité de la nouvelle société. Cette conversation peut donner un aperçu sur la façon dont l'éthique des vues fermes.
N’ayez pas peur de poser des questions pointues. «Si vous assumez une responsabilité personnelle auprès d'un nouvel employeur potentiel, vous devez interroger ces derniers autant qu'ils ont besoin de vous interroger», déclare Moscony. "Demandez à parler à d’autres employés et demandez à examiner la correspondance réglementaire", ce qui pourrait indiquer les problèmes découverts lors des inspections de conformité des régulateurs ou les sanctions imposées. De plus, si une entreprise vous propose un emploi, assurez-vous que le contrat de travail que vous signez ne vous empêche pas de signaler un problème à l’autorité de tutelle, ajoute-t-elle.
Pitt reconnaît qu’il est souvent difficile d’évaluer véritablement le sens moral d’une entreprise tant que vous n’y travaillez pas. Mais au cours d'une discussion avec un chef de la conformité de l'employeur potentiel, rappelez-vous d'évaluer soigneusement les réponses non seulement à vos questions, mais aussi son langage corporel, qui peut fournir des indices précis. Pitt et les autres professionnels de la conformité consultés pour cet article recommandent également de vérifier les enregistrements de violation des réglementations en vigueur, susceptibles d'indiquer des schémas de violations de la société. «Le nombre, la fréquence et la gravité des transgressions passées sont un (bon) guide», dit Pitt.
N'oubliez pas de demander aux responsables du recrutement de parler de la culture éthique de l'entreprise, de ses méthodes de résolution des problèmes et de ce qui se passe lorsque des problèmes surviennent, note Robbins. Demandez comment l'entreprise a abordé la crise financière de 2008-2009, et utiliser l'entrevue pour sonder. Si ces questions sont retenues contre vous, c'est un énorme drapeau rouge.
Robbins recommande également de faire appel aux ressources des médias sociaux, telles que LinkedIn, pour entrer en contact avec les employés actuels et anciens et se renseigner sur la culture éthique et la réputation d’une entreprise. Il vous suggère de faire vos propres recherches et d'examiner le formulaire ADV d'une entreprise (disponible sur) pour déterminer s'il y a eu beaucoup de roulement de cadres supérieurs dans une entreprise ou si les dirigeants d'entreprise sont là depuis 30 ans et risquent de rester bloqués. . Soit peut être un drapeau rouge.
En outre, prévient O'Brien, si lors d'une entrevue que vous entendez ces réponses comme « ne nous dérange pas d'entrer dans les zones grises » ou « il doit y avoir plus de souplesse à obéir aux règles que nous ne pensons pas appliquer à nous » ou « notre personnel chargé de la conformité est bon car il est plus propice aux affaires que les autres magasins », ces indices peuvent indiquer un problème culturel potentiel.
La sagesse conventionnelle veut qu’une culture d’entreprise véritablement éthique et axée sur la conformité commence le plus souvent au sommet, avec le plus haut dirigeant de la société. Les experts suggèrent de flairer la réputation d'un haut dirigeant.
«C’est un truisme que le« ton au sommet »soit le facteur le plus important pour créer une culture éthique dans une société de gestion de placements», note Love. « Le cadre supérieur et reste de l'équipe de direction doivent insister de manière cohérente et convaincante sur une culture de respect. » Aussi garder à l'esprit que la complexité est pas un ami au respect. Le plus compliqué est une entreprise, le fourvoiement éthique plus probables se produiront. « Une entreprise opérant dans plusieurs secteurs d'activité, dans plusieurs juridictions, aura plus de difficulté à établir et maintenir une culture éthique qu'une seule entreprise en ligne dans quelques endroits, » ajoute-elle.
«Aucune personne ne crée de culture, mais un fondateur ou un PDG peut certainement influencer la culture», déclare Skeet. Ces cadres supérieurs peuvent aider à façonner une culture éthique positive et objective. «Si le leadership dans une entreprise est déterminé à concevoir des systèmes promouvant un comportement éthique, c'est un signe positif, tout comme la bande passante supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin pour contribuer au respect des normes de l'industrie.» Elle ajoute que les leaders intelligents investiront le temps nécessaire pour clarifier la culture quand les choses tournent mal.
Skeet suggère de surveiller quatre drapeaux rouges éthiques: (1) Les employés font des remarques désobligeantes à propos des collègues dans le processus d'entrevue. (2) La société met l'accent sur des avantages et la rémunération. (3) L'accent est mis sur le secret, par opposition à la confidentialité. (4) Les références sont faites à des pratiques de communication pauvres ou en conflit.
« Si vous travaillez pour une organisation qui ne correspond pas à votre culture, il peut être l'âme écrasante », concède Cipperman.
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