Le guide de l'investisseur pour une excellente comptabilité en immobilier

Repensez au Super Bowl 50. La foule était debout. C'était le moment que tout le monde attendait. Vous pouvez sentir l'excitation dans l'air.

Peyton Manning des Broncos de Denver dirigeait son équipe sur le terrain. Il est tombé en arrière pour passer, a soulevé la balle en l'air et un receveur de plongée a attrapé la balle à l'arrière de la zone des buts avec une main!

C'était une pièce incroyable. La foule s'est déchaînée!

Mais alors, rien.

Tout le monde a regardé le tableau de bord, mais il était vide. Il n'y avait pas de points ajoutés. Les Broncos ont-ils gagné? Ou étaient les Carolina Panthers? Quelqu'un savait-il vraiment?

Tous ceux qui regardaient la télévision attendaient de voir les statistiques du match. Il semblait comme les Broncos jouaient mieux, mais qui a plus de verges? Qui a encore plus de revirements? Qui a eu plus de premiers essais? Qui serait éventuellement couronné champion du Super Bowl? Qui était le MVP?

Personne ne suivait les statistiques clés du jeu. Les Broncos pourraient se vanter de tous les bons jeux qu’ils ont faits, mais pourraient-ils vraiment PROUVER qu’ils ont remporté le match?

D'ACCORD. Je sais que cela semble ridicule. Mais cela me rappelle beaucoup d'investisseurs immobiliers que je connais.

Trop d'investisseurs jouent le jeu de l'immobilier avec une comptabilité négligée ou mauvaise. La comptabilité est le système que vous utilisez pour organiser et analyser toutes vos transactions financières. C’est ainsi que vous suivez vos statistiques financières clés. C’est comme ça que vous savez si vous gagnez ou non.

Vous pouvez faire un excellent travail pour trouver des offres, acquérir de l’argent et générer des flux de trésorerie. Mais si vous oubliez ou retardez le travail détaillé d’une excellente comptabilité, à quoi ça sert? C’est comme marquer un touché sans tableau de bord.

Cet article a pour but de vous aider à améliorer ou à conserver d'excellents livres et registres pour votre activité immobilière. La bonne nouvelle est que ce n’est pas si compliqué. Comme pour le nettoyage de votre cuisine après un repas, cela nécessite juste un peu de travail et un système d'organisation simple.

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Commençons.

Pourquoi avez-vous besoin d'excellents livres sur l'investissement immobilier

La comptabilité n'est pas le jeu de l'immobilier en soi. C’est le tableau de bord, le film du jeu et l’organisation de l’information liée au jeu de l’immobilier.

Toutefois, un système de comptabilité organisé, rapide et facile à utiliser remplit de nombreuses fonctions pratiques au sein de votre entreprise. Par exemple, cela vous aide à:

• Gardez une trace des mesures de performance clés telles que les flux de trésorerie, les profits / pertes et la valeur nette
• Comparez votre croissance (ou manque de croissance) d'année en année
• Gérez votre argent pour ne pas tomber à court
• Savoir si certaines stratégies commerciales ont bien fonctionné ou non
• Analysez quelles propriétés locatives fonctionnent mieux que d'autres (pour pouvoir en vendre et en conserver d'autres)
• Préparez-vous à des déclarations de revenus annuelles sans stress supplémentaire
• Économisez de l'argent sur la préparation de votre déclaration de revenus, car votre CPA ou autre professionnel ne vous facture pas le temps passé à bien organiser vos informations.
• Évitez le temps supplémentaire et le stress de collecter des informations en cas d'audit IRS
• Évitez les pénalités fiscales IRS ou les taxes garanties car vous ne pouvez pas défendre les déductions demandées
• Payez toutes vos factures et obligations financières dans les délais convenus
• Augmenter le capital avec les prêteurs et les partenaires en utilisant des données réelles de performances antérieures

Je pourrais continuer encore et encore avec des utilisations plus pratiques de la comptabilité. Essentiellement, les bons livres vous permettent de respecter vos obligations vis-à-vis de tiers et de prendre de meilleures décisions au sein de votre entreprise. Les meilleurs hommes et femmes d'affaires que je connais voient leurs affaires en chiffres et la comptabilité leur permet de le faire.

Mais si c’est si important, pourquoi ne le ferions-nous pas mieux?

Lorsque mon partenaire commercial et moi-même avons commencé à investir, nous avons constaté que la tenue de la comptabilité n’était pas aussi urgente ni aussi excitante que d’autres problèmes de notre entreprise. Conclure des affaires, trouver des partenaires financiers, gérer une cure de désintoxication et vendre ou louer nos propriétés étaient évidemment très importants. Nous avons toujours prévu bien tenir notre comptabilité, mais la vie et l’horaire hebdomadaire ont fait obstacle.

Ce n’est qu’un an ou deux après le début de la procédure que nous avons réellement pris le sérieux de la qualité de notre système de comptabilité. À ce moment-là, les choses que nous avions mal faites ou ignorées depuis trop longtemps étaient devenues des problèmes monstres nécessitant des marathons pénibles et tardifs afin de les corriger.

Par conséquent, la meilleure pratique consiste à apprendre et à commencer la comptabilité tôt avant que vous ne deveniez trop gros. Votre futur moi vous remerciera!

Les bases d'un excellent système de comptabilité

En gros, nous divisons notre propre système de comptabilité en deux catégories distinctes:

1. Les livres: Un enregistrement papier ou numérique de toutes les transactions financières.
2. Les pièces justificatives: Les documents qui prouvent ou soutiennent toutes les transactions financières.

Aujourd’hui, la plupart des investisseurs utilisent des logiciels tels que Excel ou Quickbooks gérer les livres. Nos entreprises utilisent actuellement une combinaison de Quickbooks et d’un logiciel de gestion immobilière appelé Buildium. Je partagerai comment nous les utilisons dans une section ultérieure.

La plupart des investisseurs conservent également leurs documents justificatifs dans un classeur physique et / ou un système de classement numérique. Nous utilisons un système de classement physique depuis longtemps, mais nous nous orientons de plus en plus vers des enregistrements sans papier et en nuage utilisant un système de classement en ligne appelé .

Ces deux systèmes – livres et documents justificatifs – sont des images miroir et fonctionnent ensemble.

Si vous ne disposez que de livres sans paperasserie, un auditeur de l'IRS risque de ne jamais croire les dépenses que vous avez déclarées avoir. Mais si vous ne disposez que de documents sans les dossiers, vous ne disposerez jamais d’un résumé clair et facile à comprendre de ce qui se passe financièrement.

Lorsque vous commencez à investir, il est facile de se laisser submerger par toutes les options de tenue de livres sophistiquées.

En réalité, les options simples ou sophistiquées font fondamentalement la même chose. Dès le début, vous devriez garder votre système de comptabilité aussi simple que possible afin de pouvoir passer le plus clair de votre temps à apprendre d'autres tâches importantes, telles que la recherche de bonnes affaires et la recherche d'argent.

Si je devais recommencer à zéro et n'avoir que quelques propriétés, je configurerais rapidement un système en deux parties, comme ceci:

Partie 1: Livres

• Feuille de calcul Excel / Google Docs
• Compte bancaire commercial avec services bancaires en ligne
• Carte de débit

Tout l'argent entrant ou sortant de l'entreprise utiliserait ce compte bancaire. Comme tout est au même endroit, je pourrais facilement suivre chaque transaction en téléchargeant périodiquement mes transactions bancaires dans le tableur et en les organisant. Ma feuille de calcul pourrait ressembler à ceci:

Dans une colonne "Compte", je catégorisais chaque transaction avec des libellés tels que réparations, assurances, honoraires d'avocat et honoraires professionnels, frais de gestion, publicité, etc. Pour faciliter la préparation de votre déclaration de revenus, vous pouvez modéliser vos catégories après . Créez simplement un onglet séparé sur votre feuille de calcul avec la liste de toutes ces catégories de dépenses à titre de référence.

J'inclurais une colonne "Mémo" pour décrire plus en détail la transaction. C'est pratique lorsque vous devez revenir sur des transactions des mois ou des années plus tard.

J'ajouterais également une colonne "Propriété" afin de pouvoir séparer les transactions par propriété en cas de besoin.

Cette liste de transactions de tableur est très simple. Vous pourriez faire valoir qu'il ne fait pas tout ce dont vous avez besoin d'un système de comptabilité. Tu as raison. À un moment donné, vous voudrez probablement passer à quelque chose d'un peu plus avancé (ou au moins ajouter plus de feuilles de calcul).

Mais lorsque vous commencez, l’habitude la plus importante est de tout suivre et de tout classer. Si vous faites efficacement ce simple tableur ou quelque chose du genre, vous aurez une base solide sur laquelle vous pourrez vous appuyer lorsque vous choisirez de vous perfectionner.

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Partie 2: Documents à l'appui

• Boîte de simples dossiers de manille (ou gratuite )
• ou autre classeur (si vous utilisez du papier)
• Un dossier par an pour toutes les preuves de dépenses (factures, reçus, etc.)
• Un dossier par an pour tous les relevés bancaires (et un autre pour les cartes de crédit)
• Un dossier par an pour les documents de déclaration de revenus
• Un dossier par bien pour les documents d'assurance, les contrats, les relevés HUD-1, les baux et tout autre document immobilier non financier

La principale habitude ici est de garder votre système de documents de support à portée de main. Cela devrait prendre trois secondes pour ouvrir votre boîte de fichier et mettre un reçu dans le dossier approprié (ou numériser et télécharger). Il faut également trois secondes pour trouver le dossier si vous devez retirer un reçu. J'aime avoir un système portable parce que vous pouvez classer ou accéder aux documents à tout moment.

La plupart des systèmes de comptabilité tombent en panne parce que vous devez rentrer chez vous et attendre le temps calme pour «faire de la comptabilité». Portez-le plutôt avec vous (ou sur votre smartphone) et faites-le tout le temps.

Si vous commencez avec un système sans papier, vous pouvez utiliser votre smartphone pour prendre des photos avec des applications de numérisation telles que Evernote, Google Drive ou . Si vous faites plus de volume de papier, je vous suggère d’avoir un bon scanner capable de traiter rapidement vos documents. Nous sommes tous sortis et avons , mais vous pouvez aussi faire très bien avec un .

Et comme vous pouvez le constater, la création d’un système de documentation de support utile et évolutif ne demande pas beaucoup d’efforts.

Prenez votre comptabilité au niveau suivant

Ne négligez pas la valeur d’un système de comptabilité simple, comme je viens de le décrire. Certains investisseurs immobiliers utilisent depuis des années un tableur et un petit classeur pour suivre avec précision toute leur activité immobilière.

Mais obtenir un peu plus de progrès avec votre système présente de nombreux avantages. Particulièrement à mesure que votre entreprise se complique avec plusieurs propriétés, des sociétés distinctes et des centaines de transactions, un logiciel de comptabilité peut vous simplifier la vie, que ce soit en version autonome sur votre bureau ou en version portable, basée sur le cloud.

Le logiciel peut automatiser de nombreuses fonctions que vous devez effectuer manuellement, comme le téléchargement de transactions depuis votre banque. Il peut également utiliser les données brutes que vous lui avez fournies et produire rapidement des rapports très utiles sur divers indicateurs de votre entreprise. Le logiciel peut également s'intégrer à d'autres fonctions de gestion nécessaires, telles que la gestion de la paie, l'envoi de factures et l'envoi des formulaires 1099 requis aux contractants chaque année.

L'investissement immobilier comporte également une variété d'entrées de comptabilité plus complexes qui sont simplement plus faciles à utiliser avec un logiciel. Par exemple, saisir correctement un HUD-1 pour que votre bilan et votre base immobilière soient corrects serait fastidieux pour moi dans un tableur. Mais avec un bon logiciel, la saisie peut être faite assez facilement.

Le logiciel peut vous aider avec les deux divisions principales d’une entreprise d’immobilier locatif:

1. Gestion des propriétés
2. Posséder des propriétés

Si vous engagez une gestion de propriété tierce, votre société de gestion se chargera de toute la comptabilité pour la gestion de propriété. La société de gestion facturera les locataires, percevra le loyer impayé, détiendra des dépôts de garantie et paiera la plupart des entrepreneurs effectuant les réparations.

Ensuite, lorsque vous recevez votre chèque de propriétaire mensuel et un rapport, vous prenez les données du rapport et vous les entrez dans les livres de votre société de portefeuille. Vous pouvez commencer par faire ces entrées vous-même, mais lorsque vous avez assez de volume, un commis aux comptes est une excellente ressource pour faire la saisie de données fastidieuse.

Si vous gérez vous-même, vous devrez garder une trace des livres pour la gestion de la propriété et la propriété. Le logiciel peut être une aide énorme pour garder les deux systèmes en ligne droite.

Pendant des années, mon partenaire commercial et moi-même avons utilisé Quickbooks pour conserver à la fois les livres de gestion immobilière et les livres du propriétaire de location. Étant donné que ces fonctions ont été effectuées dans des sociétés distinctes, nous n’avions qu'un ensemble de livres distinct pour chacune d’elles.

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Récemment, nous avons basculé la gestion de la propriété de notre comptabilité vers un logiciel de gestion en nuage appelé . Nous avons pris cette décision car elle nous a également permis d’assumer de nombreuses autres fonctions en dehors de la comptabilité, telles que la location, la qualification des locataires, le suivi des ordres de travail pour la maintenance, etc. Nous avons également suffisamment de propriétés pour justifier les coûts supplémentaires.

Nous aimons toujours Quickbooks pour la comptabilité au sein de nos sociétés de portefeuille locatives. Nous le trouvons plus polyvalent et peut traiter des entrées plus complexes, telles que la vente à tempérament, etc.

Les solutions logicielles changent constamment, et celle que vous choisirez dépendra de vos critères commerciaux personnels. Lorsque vous atteignez cette étape, faites vos devoirs, demandez ici sur et choisissez celui qui vous convient.

Confiance, calme et puissance d'une excellente comptabilité

Nous, investisseurs immobiliers, n’avons pas la foule qui nous encourage comme les stars d’un Super Bowl. Nos excellentes pièces ne sont pas rejouées sur les tableaux de bord devant 80 000 personnes ou montrées sur ESPN Sportscenter.

Mais avoir une excellente collection de livres peut vous donner la même confiance, le même calme et le même pouvoir qu’un champion sportif. Lorsque vous connaissez les statistiques clés de votre entreprise à tout moment, vous vous préparez également à la croissance et à de nombreuses années de performances immobilières prestigieuses.

J'apprécie toujours les parties populaires de l'immobilier, comme les négociations ou la réhabilitation d'une maison laide, mais j'ai aussi constaté que garder de bons livres était tout aussi satisfaisant.

Lorsque j'imprime un bilan d'une propriété et que je vois tout à sa place, je ressens une profonde satisfaction. Lorsque j'envoie mes livres à mon CPA chaque année, j'aime bien savoir que nous pouvons avoir des discussions approfondies sur la stratégie et les économies d'impôt car les informations sont claires et bien organisées. Lorsque je partage certains de mes livres avec un partenaire ou un prêteur privé, je suis fier qu'ils aient confiance en ma performance future, car j'ai correctement suivi mon passé.

Il n’existe pas de solution parfaite et uniforme pour tous les systèmes de comptabilité. Mais j'espère que cet article vous incitera à créer votre propre système ou à améliorer celui que vous avez déjà.

Même si vous ne l'aimez pas comme moi, votre entreprise s'améliorera de plus en plus et votre vie deviendra de plus en plus facile grâce à une excellente collection de livres.

Nous republions cet article pour aider nos nouveaux lecteurs.

Maintenant c'est ton tour. Quel type de système de comptabilité utilisez-vous? Des feuilles de calcul, des logiciels ou des grands livres papier? Comment organisez-vous et suivez-vous tous vos documents justificatifs? Y a-t-il d'autres avantages à garder d'excellents livres que j'ai manqués ici?

J'aimerais entendre vos commentaires dans les commentaires ci-dessous.