Interviewer les gestionnaires immobiliers: un guide ultime

Dans mon post intitulé ",", j'ai expliqué comment utiliser un gestionnaire immobilier pour vous aider à gérer vos investissements tout en continuant à occuper un emploi à temps plein.

Le gestionnaire immobilier (PM) est sans doute la personne la plus importante de votre équipe d'investissement. Sans lui, il est extrêmement difficile de faire évoluer votre entreprise d’investissement immobilier.

Cela étant dit, lors de l’embauche de votre administrateur immobilier, les renvois ne sont pas suffisants. Vous devez interroger correctement les gestionnaires de projet potentiels afin de vous assurer qu'il convient à vos opérations.

Vous trouverez ci-dessous une liste de 45 questions réparties en sept catégories principales:

1. Fond de gestionnaire de propriété
2. Structure des frais et contrat
3. Historique juridique du gestionnaire immobilier
4. Communication entre le gestionnaire immobilier et le propriétaire
5. Contrats de location et de locataires
6. Entretien de la propriété et relations avec les locataires
7. Marketing immobilier

J’ai inclus une explication pour chaque question afin que vous puissiez comprendre l’intention qui la sous-tend. Je vous suggère de tout lire, puis de déterminer lesquelles s’appliquent le mieux à votre situation.

Il est fort probable que vous interrogerez au moins deux ou trois administrateurs de biens. J'ai donc créé un tableur que vous pouvez utiliser pour suivre leurs réponses. Tu peux le trouver .

Fond de gestionnaire de propriété

Si votre état l'exige, êtes-vous un gestionnaire immobilier agréé?

La plupart des États exigent du PM une licence de courtier immobilier ou une licence spéciale de PM. Vérifiez auprès de votre département local de l'immobilier pour déterminer vos besoins locaux.

Si cela est nécessaire et que le gestionnaire de projet n'a pas de licence, vous pouvez passer au gestionnaire de propriétés suivant.

Quelles certifications avez-vous? Quel est le dernier cours de formation continue que vous avez suivi?

Vous voulez confirmer que le Premier ministre s'instruit en permanence sur les normes de l'industrie, les lois immobilières et divers sujets liés à la gestion immobilière. Vous voulez un Premier ministre qui s’ajoute aux dernières modifications apportées au droit immobilier, car vous ne voulez pas être tenu légalement responsable des erreurs qu’il a commises.

Avez-vous une assurance pour votre entreprise de gestion immobilière?

Au minimum, le Premier ministre devrait souscrire une assurance erreurs et omissions pour se protéger contre les expulsions injustifiées, le recrutement de contractants non agréés et une multitude de problèmes liés à la gestion d’une entreprise de gestion immobilière. Si ce n’est pas le cas, méfiez-vous, vous pourriez être tenu responsable de leurs erreurs.

Avez-vous déjà possédé un bien locatif?

Si le gestionnaire immobilier a été propriétaire, il vous mettra dans la peau et sera plus susceptible de prendre des décisions qui sont dans votre meilleur intérêt. Un certain nombre de gestionnaires immobiliers ne sont pas propriétaires de leurs propres investissements, ce qui les empêche de bien comprendre le point de vue du propriétaire.

Quelle expérience pertinente en immobilier aviez-vous avant de devenir gestionnaire immobilier?

Vous voulez déterminer si votre gestionnaire immobilier est polyvalent dans d'autres domaines liés à l'immobilier. Certains chefs de cabinet sont d'anciens avocats spécialisés en droit immobilier, ce qui est extrêmement utile s'ils souhaitent regrouper ces services et / ou les inclure dans leurs frais de gestion immobilière standard.

Depuis combien de temps travaillez-vous dans le secteur de la gestion immobilière?

Certains viennent d’ouvrir leurs entreprises et c’est parfaitement bien. Mais vous voulez au moins savoir depuis combien de temps ils gèrent les propriétés sous une forme ou une autre. Peut-être ont-ils commencé en tant qu'investisseur à gérer leurs propres propriétés et ont décidé de se procurer les licences nécessaires pour ouvrir leur propre entreprise de particules.

Quels types de propriétés et de quartiers êtes-vous spécialisés?

Chaque gestionnaire de propriété a une spécialité. Vous ne voulez pas d’un gestionnaire immobilier spécialisé dans les maisons unifamiliales.

Par ailleurs, certains PM se spécialisent dans des quartiers ou des catégories de propriétés particuliers. Vous voudrez connaître les informations sur le marché comme celle-ci, y compris les domaines dans lesquels le PM n'est pas couvrir et pourquoi.

En posant ces questions, vous constaterez peut-être que certains marchés de la location posent trop de problèmes à certains gestionnaires d’immeubles. Si votre propriété fait partie de ces marchés, vous voudrez évidemment éviter de les engager.

Travaillez-vous seul ou avec une équipe de gestionnaires immobiliers? Qui sera mon contact principal?

Chaque société de gestion immobilière est structurée différemment. Certains sont des magasins à un homme ou à une femme; d'autres ont de nombreux employés.

Vous voulez savoir comment l'entreprise est structurée et qui sera votre principal point de contact. Rien n’est pire que de ne pas savoir qui est responsable ou qui contacter lorsque vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre propriété.

Êtes-vous purement un gestionnaire immobilier? Ou travaillez-vous en tant que gestionnaire immobilier et agent immobilier?

Certains essaient de maintenir leurs responsabilités actuelles tout en agissant en tant que gestionnaire immobilier pour un revenu supplémentaire. Il n’ya rien de mal à cela.

Cependant, essayer de rester au sommet des deux professions à la fois peut être un défi. Si le gestionnaire immobilier est également un agent, demandez-lui comment il équilibre les exigences des deux rôles.

Qu'est-ce que vous proposez qui vous distingue des autres entreprises?

Poser cette question est un bon moyen de voir à quel point le MP est conforme aux normes de l'industrie. Si un PM est en contact avec l'industrie, il sera en mesure de démontrer en quoi il diffère de ses concurrents.

Combien de clients avez-vous actuellement? Et depuis combien de temps sont-ils avec vous? Avec leur permission, puis-je parler à l'un d'entre eux?

Ces enquêtes peuvent donner un aperçu de la qualité et des contraintes d'un gestionnaire immobilier. Les propriétaires travaillant avec le Premier ministre semblent-ils satisfaits et loyaux? Le temps du Premier ministre pourrait-il être trop étalé par trop d’obligations?

Si cela est autorisé, parler avec l’un des clients du PM et leur demander un examen pourrait s’avérer inestimable.

Structure des frais et contrat

Quels sont vos frais de gestion mensuels?

Le PM sert de bouclier vital, évitant que votre temps ne soit consacré aux opérations quotidiennes de l’immobilier. Le but de l’embauche d’un PM est de vous permettre d’acquérir plus de propriétés, d’effectuer vos tâches quotidiennes sans vous soucier de la vie ou tout simplement de profiter de la vie.

À votre tour, vous payez un MP pour effectuer le reste du travail à votre place. Par conséquent, considérez les frais de gestion mensuels comme le prix que vous payez pour le temps libre, ce qui est essentiel pour la croissance de votre entreprise.

En fonction du type de propriété, de l’état de la propriété, de son emplacement et du temps que cela prend, les gestionnaires de biens immobiliers facturent généralement entre 4 et 10% du loyer mensuel ou des frais fixes. En règle générale, plus le loyer est bas, plus le pourcentage des frais est élevé ou élevé, plus le pourcentage des frais est bas.

Dans d'autres cas, le Premier ministre peut demander des frais fixes. Certains propriétaires pensent que si les frais de gestion en cours sont inférieurs à la normale, cela signifie qu'ils ont négocié beaucoup. Cependant, certains chefs de projet facturent des frais de gestion courants moins élevés car ils n'offrent que des services limités. Soyez clair sur ce qui est inclus pour leurs frais.

Quels services sont inclus dans les frais de gestion mensuels?

Comme mentionné ci-dessus, vous devez être clair sur ce point. Qu'est-ce qui est inclus dans les frais de gestion mensuels? Y a-t-il d'autres frais?

Des frais supplémentaires peuvent être facturés pour:

• répondre aux demandes entrantes des locataires
• vérifier sur la propriété pour s'assurer qu'il est dans le bon ordre
• accès au vaste réseau de sous-traitants et de spécialistes du PM
• coordination des réparations pour la propriété en cas de besoin
• recevoir les paiements des locataires et les déposer dans votre compte bancaire
• mettre à jour les contrats de location afin qu'ils soient conformes aux lois locales et de l'état
• gérer les expulsions

Si l'unité est vacante, continuerez-vous à facturer des frais de gestion mensuels?

Vous souhaitez que la structure de rémunération de votre administrateur immobilier corresponde à vos meilleurs intérêts. Si l'unité est vacante, vous voulez que le premier ministre ressente la douleur de ne pas pouvoir percevoir de frais.

Si votre PM n’accepte pas cela, essayez de négocier des frais moins élevés lorsque l’unité est vacante ou interrogez un autre PM.

Quels sont vos frais pour trouver un nouveau locataire?

Trouver un nouveau locataire prend du temps et des efforts, donc les chefs de projet doivent être rémunérés pour cela. Ils peuvent facturer entre 25 et 100% du loyer d’un mois pour trouver un nouveau locataire.

Si un locataire renouvelle son bail, facturez-vous des frais de renouvellement?

Votre GP devrait anticiper la date d’expiration du bail de votre locataire afin de déterminer son intérêt pour le renouvellement. Cela prend du temps, de l'organisation et des efforts. Ils devraient évaluer les logements locatifs dans la région et ajuster les loyers en conséquence. Pour cet effort, il peut être argumenté que le gestionnaire immobilier devrait recevoir une taxe de renouvellement.

J'ai tout rencontré, des membres du Cabinet qui ne facturent pas de frais à ceux qui demandent 200 $, la moitié du loyer ou le loyer complet. Personnellement, je pense que le loyer d’un mois complet est beaucoup trop, certains locataires étant prêts à renouveler sans poser de questions.

Comment collectez-vous les loyers des locataires? Quand vais-je recevoir les paiements de loyer de votre part?

Généralement, les chefs de police perçoivent leurs loyers entre le premier et le troisième du mois, puis déposent les fonds dans le compte bancaire du propriétaire entre le cinquième et le dixième du mois. Vous voudrez connaître le processus de MP pour la perception et le décaissement du loyer afin d'avoir une idée du moment où vous recevrez vos fonds.

Avez-vous une clause de résiliation dans notre contrat?

Il n’existe pas de durée standard pour un contrat de gestion immobilière. La durée du contrat varie en fonction de la taille de la propriété et de la nature des travaux à effectuer.

Recherchez une clause dans votre contrat de gestion immobilière qui explique dans quelles circonstances l'une ou l'autre des parties peut le résilier. Habituellement, le locateur doit informer le PM de son intention de résilier le contrat. De plus, si le PM décide de l'annuler, il devrait vous avertir à l'avance.

Vous gérez des propriétés qui vont concurrencer ma propriété? Si oui, comment me traitez-vous équitablement par rapport à un autre client possédant une propriété concurrente?

Si le portefeuille immobilier du gestionnaire immobilier augmente suffisamment, il disposera éventuellement d’immeubles en concurrence pour le même type de profil de locataire. Le Premier ministre devrait avoir une politique en place sur la manière de gérer un conflit d’intérêts potentiel lorsque deux de ses clients essaient d’attirer les mêmes locataires.

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Historique juridique du gestionnaire immobilier

Avez-vous déjà été poursuivi en justice par un locataire ou un propriétaire? Si oui, quelles étaient les circonstances et quel était le résultat?

C’est une bonne question à poser car vous voudrez évidemment savoir si le gestionnaire immobilier a des antécédents juridiques. Sinon, si vous préférez vérifier (ou vérifier) ​​à l'aide d'enregistrements publics, vous pouvez le faire.

Avez-vous déjà été accusé de discrimination dans votre processus de sélection? Si oui, quelles étaient les circonstances et quel était le résultat?

Vous voulez confirmer que votre administrateur immobilier comprend les lois sur le logement équitable. Si le Premier Ministre avait un procès contre lui, est-ce qu’il a prévalu ou est-ce que le tribunal s’est prononcé en faveur du demandeur?

Le Département de l'immobilier a-t-il déjà déposé une accusation ou une plainte contre vous ou votre entreprise? Si oui, quelles étaient les circonstances et quel était le résultat?

Les services immobiliers locaux devraient disposer d’une base de données en ligne sur les plaintes déposées contre les administrateurs de biens. En dépit de ce que dit le Premier Ministre que vous interviewez, vous devez vérifier le service immobilier de votre état pour vous assurer que le Premier Ministre est en règle (en supposant que votre statut exige qu'un Premier Ministre soit agréé).

En Californie, par exemple, vous pouvez effectuer une vérification des antécédents numériques avec le.

Communication entre le gestionnaire immobilier et le propriétaire

À quelle fréquence allez-vous m'envoyer des mises à jour concernant ma propriété?

C’est une bonne idée de savoir à quelle fréquence le Premier ministre communique avec les propriétaires. Certains membres du PM pensent que pas de nouvelles sont de bonnes nouvelles; d'autres se sentent mieux mettre régulièrement à jour leurs clients. C’est aussi un signe qu’ils prêtent attention à la propriété.

Qu'attendez-vous de moi en tant que propriétaire?

Vous voudrez savoir. Chaque PM a différents niveaux d’engagement qu’ils exigent de leurs clients.

Quel est votre temps de réponse pour les appels téléphoniques, les SMS et les courriels reçus des propriétaires?

Votre chef de projet devrait avoir un contrat de niveau de service (SLA, Service Level Agreement) pour définir les attentes quant au moment où il devrait obtenir une réponse de sa part. Idéalement, un PM devrait vous contacter dans les 24 à 48 heures suivant votre appel téléphonique ou votre courrier électronique, à l’exception des week-ends, à moins que ce ne soit une urgence.

Avez-vous une politique concernant les propriétaires qui contactent directement les locataires?

Certains PM ne veulent pas confondre la chaîne de commandement en ayant des propriétaires qui interagissent directement avec les locataires. Et l’une des principales raisons d’engager un PM est de ne pas avoir à le faire de toute façon! Demandez des éclaircissements sur la meilleure façon dont les chefs de projet potentiels pensent qu'il est préférable de gérer les relations avec les locataires

Contrats de location et de locataires

Veuillez me guider à travers les critères de location que vous utilisez pour sélectionner les locataires. Qui décide d'accepter ou de refuser un locataire?

La loi exige que tous les locataires potentiels soient soumis aux mêmes critères de location. Le Premier ministre devrait vous expliquer comment déterminer si une personne est apte à vivre dans votre propriété.

En règle générale, ces critères associent pouvoir de gain, vérification des références (propriétaire actuel / ancien et employeur actuel) et vérification des antécédents et de la solvabilité.

Le plus souvent, le PM décide qui accepter en tant que locataire. Dans certaines circonstances, il peut être dangereux de vous impliquer dans le processus de sélection. Si vous refusiez accidentellement ou délibérément un locataire qui répond effectivement aux critères de location, vous pourriez vous exposer à une éventuelle responsabilité légale.

Combien de temps faut-il pour approuver les locataires et faire signer un bail?

Vous voudrez vous faire une idée de la durée de ce processus pour de nombreuses raisons, notamment savoir quand commencer à chercher de nouveaux locataires, combien de temps avant d’annoncer qu’une propriété sera vacante si les locataires partent inopinément, etc. Plus le processus est rapide, mieux c'est.

Pouvez-vous me fournir une copie de votre contrat de location standard?

Vous devriez absolument aller sur le bail que le PM utilisera. D'une part, vous serez tenu responsable si le contrat de location est légalement invalide.

Proposez-vous des baux «à vue invisible»? Si oui, avez-vous un addenda spécial?

Louer "à vue" signifie que le locataire n’a pas vu physiquement la propriété avant de la louer. Je suggère à tous les locataires potentiels d’effectuer une visite virtuelle des lieux afin de ne pas être surpris par quoi que ce soit.

Si vous décidez de louer à vue, le gérant de votre propriété doit inclure dans le contrat de location un avenant indiquant que le locataire loue cette propriété à vue et qu'il est conscient des risques encourus.

Connaissez-vous les lois fédérales sur le logement équitable? Quelles erreurs courantes voyez-vous chez les propriétaires et les chefs de projet concernant ces lois?

C'est une question critique. Si votre premier ministre ne sait pas ce que sont les lois équitables sur le logement, courez! La réponse à la deuxième question montre si le premier ministre a examiné les lois fédérales sur le logement équitable et peut détecter les violations.

Pouvez-vous me guider dans le processus d'expulsion? Combien de locataires avez-vous expulsé au cours de la dernière année?

C’est une bonne idée que votre futur Premier ministre vous guide à travers le processus d’expulsion standard. Plus important encore, vous voudrez connaître le nombre de personnes que le Premier ministre a expulsées au cours de la dernière année. Le nombre soulève-t-il des drapeaux rouges?

Quelle est votre définition personnelle de prêt à louer? Et combien de temps cela vous prend-il pour transformer une propriété vacante afin qu’elle soit prête pour le loyer?

Une propriété prête à louer est apte à être occupée immédiatement. Cependant, tous les PM peuvent définir cela différemment.

En règle générale, il peut prendre un à trois jours à l’après-midi pour préparer un loyer. Un délai d'exécution plus court est encore mieux, car cela vous permet de louer la propriété plus rapidement, de minimiser les vacances et de maximiser les perceptions de loyer.

Entretien de la propriété et relations avec les locataires

À quelle fréquence inspectez-vous les propriétés que vous gérez?

Le Premier ministre devrait avoir un horaire pour visiter votre propriété. Savoir à quelle fréquence il vérifie votre propriété vous aidera à la responsabiliser.

Quelle est votre philosophie personnelle sur la maintenance différée?

Il est important que votre propriété soit bien entretenue et que les problèmes soient résolus le plus rapidement possible. Si la maintenance est différée, une simple réparation peut se transformer en une réparation complexe et coûteuse.

Comment interrogez-vous vos entrepreneurs? Sont-ils autorisés et assurés?

Le . Si ce n’est pas le cas, vous serez tenu responsable de leur travail de mauvaise qualité et n’aurez aucun recours contre eux de la part de l’État.

Quel est votre seuil de montant en dollars standard pour la participation des propriétaires? Et allez-vous m'envoyer des photos (avant et après les réparations) et des factures?

Vous ne souhaitez pas que votre administrateur immobilier vous contacte pour chaque réparation ou problème. Vous devez définir une limite en dollars pour les réparations sur lesquelles ils peuvent travailler sans votre autorisation.

Cependant, lorsque des réparations sont effectuées, le PM doit vous envoyer une facture et des images pour montrer le travail en cause.

Je connaissais quelqu'un qui a hérité d'un gestionnaire immobilier qui facturait toujours les petits problèmes d'entretien juste en dessous du seuil de coût qui nécessitait l'approbation du propriétaire. Après une inspection plus poussée, il a été déterminé que le PM soumettait de fausses factures pour des travaux qui ne s'étaient jamais achevés!

Le fait de demander à votre directeur de prendre des photos avant et après les travaux d’entretien vous évite d’être victime d’un mauvais comportement.

Chargez-vous des frais de balisage ou de coordination sur les travaux que vos entrepreneurs effectuent?

Pour les corrections de routine, il ne devrait pas y avoir de frais de coordination. Mais s’il s’agit d’un travail important qui nécessite que le Premier ministre coordonne un important remodelage, attendez-vous à ce que des frais vous soient facturés.

Quel est le meilleur moyen pour les locataires de vous contacter concernant un problème? Et quel est votre délai de réponse?

Plusieurs méthodes de communication devraient être autorisées. Cependant, la plupart des locataires préfèrent envoyer des textos aux chefs de projet et espèrent une réponse rapide. Votre PM devrait accepter de revenir chez les locataires dans les 24 à 48 heures suivant la réception de la demande.

Avez-vous des problèmes avec vos locataires quand ils demandent des réparations?

Le meilleur moyen d’économiser sur la maintenance est de confirmer que le problème du locataire est un problème réel, et non une erreur de l’utilisateur. Il est important de savoir si le PM va résoudre le problème avec le locataire avant de le connecter directement à un entrepreneur.

Utilisez-vous des programmes ou logiciels en ligne pour rationaliser vos opérations?

La plupart des gestionnaires de biens utilisent des logiciels de gestion de cas en ligne, tels que Buildium, Hemlane ou AppFolio, pour suivre les demandes de maintenance et les problèmes de locataires. Ces programmes maximisent l'efficacité de la gestion. De plus, si votre gestionnaire de projet n’utilise aucun logiciel, cela augmente les risques d’erreurs.

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Marketing immobilier

Comment commercialiseriez-vous ma propriété? Pouvez-vous me montrer un exemple d'une de vos annonces immobilières?

Chaque PM a ses propres processus pour commercialiser une propriété. Vous voudrez comprendre ce processus et avoir une idée de l'endroit où le PM compte inscrire votre propriété. Le fait qu’un responsable vous guide à travers l’une de ses listes actuelles illustre le niveau de détail qu’il insère dans les listes de propriétés.

Comment les loyers du marché sont-ils calculés? Quand décidez-vous d'augmenter ou de diminuer les loyers?

Généralement, votre premier ministre obtient un échantillon du marché des propriétés concurrentes dans votre région, prend en compte les commodités spéciales offertes par votre propriété, ainsi que le climat actuel du marché de la location et détermine le prix de la location en conséquence. Si vous souhaitez une ventilation détaillée de ce processus, veuillez consulter

Quand recommandez-vous de réduire le loyer pour combler un poste vacant?

Chaque jour où une unité reste vacante, un autre dollar sort de votre poche. Un gestionnaire immobilier avisé saura quand réduire ses loyers pour maximiser l'occupation.

Questions bonus

En supposant que vous ayez correctement contrôlé un gestionnaire immobilier et déterminé qu'il est qualifié, vous pourrez peut-être le faire aider dans d'autres domaines de votre entreprise, par exemple en examinant un bien potentiel avant de l'acheter. Ce qui suit serait une question appropriée à poser si tel était le cas.

Si je trouve un accord potentiel, êtes-vous prêt à analyser la propriété pour déterminer son attrait et son prix de location éventuel?

Cela vous aiderait à déterminer si vos hypothèses sur une propriété que vous envisagez d’acquérir et de louer sont vraies ou fausses. La propriété serait-elle louée au prix que vous avez calculé?

En outre, vous devez indiquer clairement au PM que si cet accord est conclu, vous les utiliserez comme PM pour la propriété ou vous les indemniserez pour le temps passé à analyser la propriété.

Et c’est emballé! Faites-moi savoir comment ces questions fonctionnent pour vous et ce que j'ai peut-être manqué.

Merci à et de m'aider avec cet article.

Avez-vous des histoires de cauchemar de gestionnaire immobilier? Le problème aurait-il pu être évité en procédant à des entretiens plus approfondis?

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