Apeas
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Mars
25 2016
4 min de lecture
Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.
Lorsque l'utilisation du courrier électronique est devenue courante au début des années 90, le monde des affaires a changé. Le courrier électronique occupe maintenant une partie importante de notre journée de travail. Selon une étude réalisée par International Data Corporation (IDC), les travailleurs passent 28% de leur semaine de travail à lire et à répondre aux courriers électroniques.
Bien que nous essayions de travailler plus rapidement et plus efficacement, nous ne devons pas oublier les règles sociales qui accompagnent toute forme de communication. Voici quelques-unes des choses à faire et à ne pas faire avec l'étiquette des courriels.
Faire avoir une ligne d'objet claire.
La plupart d'entre nous doivent faire face à des centaines de courriels encombrant notre boîte de réception tous les jours. Plus votre sujet sera clair, plus votre message sera susceptible d'être lu. Par exemple, si vous envoyez une proposition à quelqu'un, soyez précis et écrivez: "La proposition Fitch est jointe".
Ne pas oublie ta signature.
Chaque courriel doit comporter une signature qui indique au destinataire qui vous êtes et comment vous contacter. Configurez-le pour qu'il apparaisse automatiquement à la fin de chaque email. Incluez toutes vos coordonnées afin que le destinataire n’ait pas à chercher votre adresse, votre email ou votre numéro de téléphone.
Faire utilisez une salutation professionnelle.
Utiliser «Hey», «Yo» ou «Hiya» n’est pas professionnel, peu importe la connaissance que vous avez du destinataire. Utilisez plutôt «Bonjour» ou «Bonjour». Pour être plus formel, utilisez «Cher (insérer le nom)». Utiliser le nom de la personne dans la salutation – «Bonjour Robert» – est tout à fait approprié, mais souvenez-vous de ne pas raccourcir le nom d'une personne à moins d'en avoir reçu l'autorisation. .
Ne pas utiliser l'humour.
L'humour ne traduit pas bien par courrier électronique. Ce que vous pensez drôle est susceptible d’être mal interprété par l’autre partie, ou considéré comme un sarcasme, sans le ton vocal et les expressions faciales qui l’accompagnent. En cas de doute, laissez l'humour à l'écart des communications professionnelles.
Faire relisez votre message.
Ne soyez pas surpris si vous êtes jugé par la façon dont vous composez un email. Par exemple, si votre courrier électronique est jonché de mots mal orthographiés et d’erreurs grammaticales, vous risquez d’être perçu comme négligeant, insouciant ou même peu éduqué. Vérifiez votre orthographe, votre grammaire et votre message avant de cliquer sur «envoyer».
Ne pas supposez que le destinataire sache de quoi vous parlez.
Créez votre message en tant que note autonome, même s'il s'agit d'une réponse à une chaîne de courriels. Cela signifie pas de «one-liners». Incluez le sujet et toute référence à des courriels, recherches ou conversations antérieurs. Il peut être frustrant et fastidieux de regarder la chaîne pour se rafraîchir la mémoire. Votre destinataire peut recevoir des centaines d’e-mails chaque jour et ne se souviendra probablement pas de la chaîne d’événements qui l’a précédé.
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Faire répondre à tous les emails.
Donnez une réponse rapide et polie à chaque courriel légitime qui vous est adressé. Même si vous n'avez pas de réponse pour le moment, prenez une seconde pour écrire une réponse afin de laisser l'expéditeur savoir que vous avez reçu son courrier électronique. Informez l'expéditeur si son courrier électronique a également été envoyé au mauvais destinataire.
Connexe: jamais obtenir un "s'il vous plaît faire cela, dès que possible!" Commandement par courriel à 16h50? Pas cool.
Ne pas tirer de la lèvre.
Ne jamais envoyer un email en colère, ou donner une réponse rapide, Flip. Réfléchissez bien à votre message avant de l'envoyer. Si vous vous sentez en colère, placez votre message dans le dossier «Brouillons» et relisez-le ultérieurement lorsque vous êtes plus calme et que vous avez le temps de formuler une réponse appropriée.
Faire garder le matériel privé confidentiel.
Il est beaucoup trop facile de partager des courriels, même par inadvertance. Si vous devez partager des informations hautement personnelles ou confidentielles, faites-le en personne ou par téléphone. Demandez la permission avant de publier du contenu sensible dans le corps du courrier électronique ou dans une pièce jointe.
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Non! abuser des points d'exclamation.
Les points d'exclamation et autres signes d'excitation tels que les émoticônes, les abréviations telles que LOL et toutes les CAPITALES ne traduisent pas bien dans les communications professionnelles. Laissez-les, sauf si vous connaissez extrêmement bien le destinataire. Il n’est pas non plus professionnel d’utiliser une chaîne de points d’exclamation !!!!!
Il faudra peut-être un peu de pratique pour garder vos courriels professionnels et pertinents, mais vous aurez l’air plus raffiné et organisé à long terme.
