Apeas
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Certains d’entre vous seront reconnaissants pour cet article, non pas parce que cela vous aide, mais parce que vous pouvez le transmettre à un collègue au long fil de la peau.
Nous sommes des gens occupés et nous apprécions que les autres en arrivent au but. Vous ne vous attendez jamais à ce qu’un client dise: «Je profite d’un message vague, intriguant et indiscret, avec digressions et mises à jour personnelles sur votre vie privée.» Et pourtant, c’est ainsi que certains conseillers communiquent avec eux. Peut-être pas la partie privée, mais certainement la partie vague et sinueuse.
Les équipes de placement interrogent souvent nos consultants sur la communication: comment, quand et quoi dire. En guise de message de service public, j’offre ce conseil: Apprenez le titre en parlant et en écrivant.
Pour ce faire, vous devez être plus conscient lorsque vous communiquez. Mettez-vous à la place de l’autre personne et rappelez-vous qu’elle ne sait pas ce que vous allez dire ou écrire. Par conséquent, il est utile de leur donner un titre afin qu’ils aient un contexte immédiat. Par exemple, si vous souhaitez diffuser un message sur la prochaine assemblée publique de votre société, commencez par «À propos de notre prochaine assemblée publique municipale. . . [insérez votre message]. "
J'ai récemment entendu quelqu'un dire: «Vous savez, j'ai réfléchi à la façon dont nous communiquons avec le personnel et à la manière dont nous recevons souvent des questions sur la stratégie et sur les activités de notre société. C’est pourquoi j’ai pensé que nous devions clarifier notre stratégie – en particulier l’asie asiatique, car c’est là que se posent la plupart des questions générales – et présenter ensuite une mise à jour de la stratégie lors de notre prochain forum public. Qu'en pensez-vous? »Lorsque l'orateur a présenté son idée, j'ai parcouru la pièce et j'ai vu trois sourcils froncés. De toute évidence, nous nous demandions tous «Où va-t-il avec cela?» Le titre était contenu dans les 10 à 15 derniers mots. Les auditeurs se demandaient dans les 50 premiers mots: «Existe-t-il un dépôt pour ce train de pensées?
Un chef de la direction était tellement convaincu par les gros titres – il a parlé de concision – que les orateurs verbeux n’aient pas passé l’entretien d'embauche avec lui. Les candidats ont été entraînés dès le départ par les ressources humaines pour être concis ou ils étaient absents. Ce PDG était assez intelligent pour comprendre que certaines personnes sont naturellement plus loquaces. Il a donc déclaré publiquement que les gens pouvaient parler comme ils le voulaient après le travail, mais au bureau, la brièveté régnait. Les membres du personnel étaient censés activer et désactiver leurs styles de communication.
Le titre parlant peut également être personnalisé. Un collègue utilise ce formulaire: «La grande idée est. . . »Ensuite, il énumérera généralement trois points: Par exemple,« La grande idée est que nous devrions être surpondérés dans les stocks d’énergie. Les trois actions que je choisirais sont A, B et C. »Si quelqu'un veut plus de détails, très bien, il les fournira.
En outre, éliminez les tics verbaux lorsque vous parlez.
Beaucoup trop de professionnels sont un flux continu de «euh», «ah», «euh», «tu sais», et mon préféré en tant que père de deux adolescents, «comme». J'ai déjà compté 14 «j'aime» dans une -deuxième conversation. "Comme, allez, c’est juste, comme, trop de" j'aime "dans, comme, un échange. Tu sais?"
En écrivant, le même conseil s'applique.
La plupart des gestionnaires de portefeuille veulent un résumé succinct d'une idée de placement, avec la thèse au début et quelques points d'appui. Fournir suffisamment d’informations pour susciter l’intérêt mais pas pour submerger. En discutant de cette approche, un responsable a déclaré: «Nous sommes fiers de donner l'autonomie à nos analystes. Leur dire comment préparer leurs rapports me semble un peu contraignant.
Je crois aussi en l’autonomie, mais j’ai rappelé à ce responsable qu’il est bien le client du produit du travail de l’analyste – les rapports de recherche. Oui, il devrait aspirer à garder les analystes motivés et engagés, mais il doit également trouver un équilibre entre l'autonomie et un rapport approprié, l'objectif final étant la performance du portefeuille. J'ai recommandé au responsable d'avoir une conversation respectueuse avec ses analystes et de négocier les directives pour les rapports de recherche. La plupart des analystes aiment travailler dans un environnement où les règles sont claires.
Avec le titre parlé et écrit, visez la clarté. Encore une fois, mettez-vous à la place de l’autre personne et demandez-lui: «Est-il possible qu’ils comprennent mal mon message?
J'entends régulièrement des commentaires du type "Il lui a dit qu'ils n'accepteraient pas sa proposition". Si j'arrête la conversation et demande: "Est-ce que tout le monde comprend bien ce qui vient d'être dit?", Chaque auditeur a souvent un point de vue différent sur qui le «il», «elle», «eux» et «son» étaient. Il est préférable de vous former, vous et vos collègues, à être délibérément explicite en communication. Ne présumez pas que tout le monde saura ce que vous voulez dire. Dites clairement: "John a dit à Mary que le comité des placements n’allait pas accepter la proposition de Frank."
Cela vaut la peine de demander: «Quelqu'un pourrait-il mal comprendre mon message?» Si oui, clarifiez-le.
Imprimez ce message et laissez-le sur le bureau de votre collègue au long fil de la main. Je pense qu’ils vont recevoir le message. C’est assez clair.
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Tous les messages sont l'opinion de l'auteur. En tant que tels, ils ne doivent pas être interprétés comme un conseil en investissement, et les opinions exprimées ne reflètent pas nécessairement les vues du CFA Institute ou de l’employeur de l’auteur.
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