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Construire et utiliser un agenda

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Durant le mois de mai et la première quinzaine de juin, j’ai tenu un journal de temps. Plusieurs fois au cours de la journée (le plus souvent possible, en fait), j’ai raconté comment j’avais passé mon temps de la manière la plus détaillée possible, sans jugement, et j’ai gardé toutes ces notes.

Après avoir laissé passer quelques mois, je me suis assis avec toutes ces notes en août pour essayer de comprendre comment je passais exactement mon temps, comment je le perdais et comment je pourrais mieux l'utiliser.

J'ai trouvé l'expérience très utile et j'ai donc décidé de la partager avec vous.

Qu’est-ce qu’un agenda?
En termes simples, c’est un document dans lequel vous enregistrez ce que vous faites tout au long de la journée avec autant de détails qu'il est raisonnablement possible. Ainsi, par exemple, je pourrais écrire:

6h45: Réveillé par ma fille et sortant du lit
6h50 – Préparer le petit déjeuner pour la famille
7h10 – Prenez votre petit déjeuner
7h25: Rassemblez des vêtements pour tous
7h30 – Tout le monde s'habille
7h45: emmener les enfants à l'école maternelle
8h10 – Vérifier l'email

Vous avez eu l'idée. Plus vous pouvez ajouter de détails, plus cela sera utile.

A quoi sert un agenda?
Lorsque vous entrez simplement les données dans l'agenda, il ne sert à rien. C’est juste un mécanisme d’enregistrement.

Au lieu de cela, un agenda est utile plus tard, lorsque vous avez un mois ou deux de données à examiner et à analyser. Avec ce niveau d’information, vous pouvez analyser attentivement les données et trouver souvent des informations très intéressantes sur la façon dont vous utilisez votre temps et sur ce que vous pourriez faire pour l’utiliser plus efficacement.

Cinq choses utiles que j'ai sorties de mon agenda
Le moyen le plus simple de démontrer Comment un journal de temps est utile est de sauter directement aux conclusions. Voici cinq choses (sur un ensemble beaucoup plus vaste) que j’ai tirées de mon agenda.

Au début, je devais avoir un «pressentiment» à propos de ces choses en lisant les entrées, puis je trouverais un moyen d’extraire ces informations pour voir si le «pressentiment» était juste. C'était souvent le cas.

J'ai utilisé les pages de mai et juin 2011 sur un calendrier mural avec de grands espaces pour les coches et les chiffres que je mentionne ci-dessous. Cela me permet de comparer facilement les jours.

1. Une mauvaise nuit de sommeil ne m’affecte que deux jours plus tard. Disons que je ne dors pas beaucoup entre mardi soir et mercredi matin. En général, tout ira bien pour mercredi, mais je trouve que jeudi, je vais perdre beaucoup de temps et être beaucoup moins productif que d’habitude. Je suppose que mercredi, je cours sur une sorte de réserve et que mon sommeil mercredi recharge cette réserve, mais ne me recharge pas beaucoup.

J'ai trouvé ce fait par en prenant le calendrier, en vérifiant chaque nuit que j’ai dormi moins de sept heures avec un marqueur rouge et en écrivant le nombre d’heures manifestement non productives chaque jour avec un marqueur noir. La source de l'information, bien sûr, était mon agenda.

Je peux changer mon comportement à cause de cela en compte de la léthargie ces jours-là. Si je passe une mauvaise nuit de sommeil, j’essaierai d’être plus productif le lendemain, car je sais que le lendemain sera pauvre. Je vais sauver des tâches sans esprit pour ces jours.

2. Plus j'interagis avec mes enfants, plus le gain de productivité est important le lendemain. Si j'ai un jour où je passe beaucoup de temps avec mes enfants, le lendemain est généralement productif. Je ne sais pas pourquoi, en fait. Cependant, je dirai qu’hier, nous avons emmené les enfants à l’épicerie, avons regardé un film avec eux, sommes allés à bicyclette dans un parc, avons joué pendant un certain temps et sommes rentrés à la maison. vraiment productif.

J'ai trouvé ce fait par en comptant le nombre d'heures consacrées chaque jour avec mes enfants, puis en le comparant à des heures non productives le jour suivant.

Je peux changer mon comportement à cause de cela en garder mon engagement à consacrer chaque jour du temps à mes enfants. Cette interaction est non seulement bénéfique pour nous deux à ce moment-là, mais elle augmente également ma productivité par la suite. En fait, cela me pousse encore plus vers la planification de «journées spéciales» où nous faisons des choses comme aller ensemble au Science Center of Iowa.

3. Le temps passé à lire augmente généralement ma productivité pour les deux ou trois prochains jours. Une chose que j'ai mesurée est le nombre d'articles que j'ai complétés par jour. J'ai découvert que si je passais deux heures ou plus un jour à lire, le lendemain, je produirais environ un article de plus que la moyenne, et le lendemain, une bosse d'environ un demi-article de plus que la moyenne. Je pense que la connexion est que la lecture m'aide avec ma capacité à trouver des phrases pour les idées qui flottent dans ma tête.

J'ai trouvé ce fait par notant simplement le temps passé chaque jour à lire et le nombre d'articles produits chaque jour. J'ai fait la moyenne du nombre d'articles que je suis capable d'écrire dans une «journée de travail», puis je l'ai comparé au nombre d'articles de chaque jour, en écrivant également un + ou un -.

Je peux changer mon comportement à cause de cela en minimiser le peu de télévision que je regarde actuellement et le remplacer par un bon livre.

4. Plus la durée du nettoyage de mon bureau est longue, plus ma productivité est faible. Si j'arrête et nettoie mon bureau une fois par semaine ou tous les deux ans, j'ai tendance à être plus productif que si je le laissais aller pendant un moment.

J'ai trouvé ce fait par en utilisant le calendrier, en enregistrant le nombre d'heures non productives chaque jour et en marquant les jours où j'ai nettoyé mon bureau avec un surligneur rose. J'ai constaté que plus j'étais loin du nettoyage d'un bureau, moins j'étais productif chaque jour. C'était un petit impact, mais un réel.

Je peux changer mon comportement à cause de cela en nettoyer mon bureau plus régulièrement. Le vendredi après-midi, j’ai commencé à réserver du temps uniquement dans le but de nettoyer et d’apporter de petits changements, comme installer une étagère murale pour certains des livres les plus consultés.

5. Ma quantité optimale de sommeil est d’environ huit heures. C’est mieux si je me réveille toute seule et que je ne suis pas réveillé par quelqu'un ou quelque chose d’autre. Si je dors beaucoup moins que cela, cela tend à entrer dans la catégorie des «mauvaises nuits de sommeil» et me touche plus tard. Si je suis réveillé par un réveil (à l’occasion) ou un enfant (beaucoup plus souvent), cela aura certainement un impact sur ma journée.

J'ai trouvé ce fait par en utilisant à nouveau le calendrier, en vérifiant les nuits où mon sommeil était interrompu avec un marqueur vert et en écrivant mon temps non productif à chaque date avec un marqueur noir. Cela fonctionne bien avec le premier fait que j'ai découvert.

Je peux changer mon comportement à cause de cela en aller dormir un peu plus tôt. Si je me couche plus tôt, j'ai tendance à me lever avec mes enfants ou même avant eux et j'ai rarement besoin d'un réveil. Cela crée des jours plus naturellement productifs.

Tout simplement, Le but d'un agenda est de comprendre des choses simples que vous pouvez changer et qui ont un impact important sur votre vie quotidienne. J'ai appris à quel point passer quelques heures à nettoyer mon bureau peut avoir un impact considérable. J'ai appris à quel point l'impact positif de la lecture est direct sur ma vie. J'ai appris qu'il est probablement optimal de se coucher vers dix heures durant la semaine scolaire.

Ces petites choses font un énorme différence dans ma productivité hebdomadaire. Cela ressemble à de petites modifications, mais l’impact de ces modifications se fait sentir à chaque heure de chaque jour sous la forme d’une augmentation de l’énergie, de la vigilance et de la productivité mentale. Cela ajoute à plus de revenus et plus de joie de vivre.

Ces types de découvertes valent bien le temps qu’une telle tâche prend. Cela peut vraiment changer votre vie de manière positive.

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